Come scrivere delle istruzioni per un progetto social

Delegare non è semplice: spesso abbiamo talmente poco sbatti di spiegare a qualcunǝ come si fa qualcosa che piuttosto preferiamo tenerci un sacco di task di cui faremmo volentieri a meno.

Questo succede anche quando più professionistз collaborano insieme per lo stesso progetto social. Ma come scrivere delle istruzioni chiare, sintetiche e comunque esaustive?

Che si sia liberз professionistз o dipendenti, è normale lavorare e collaborare con altre persone. Un po’ meno normale è che questa collaborazione sia sempre efficiente.
Certo, non si può pretendere la perfezione al 100% sempre e comunque (coloro che la pretendono sono solo personaggi nocivi per l’umanità tutta), ma è importante poter essere tranquillз quando si decide di delegare qualche mansione ad unǝ collegǝ, ovviamente dopo averlǝ formata sui task che dovrà completare per te.

Di recente io e Marco ci siamo trovatз nella situazione di formare una persona che ci aiutasse con uno dei nostri progetti: Racconti dal Crocevia, un blog letterario che vede la collaborazione tra scrittori/trici e fotografз. Avevamo bisogno di una persona che programmasse i racconti e le poesie sia sul sito che su Instagram e, una volta trovata, ci siamo posti la questione: come formare questo individuo?

Mi sono mossa in due direzioni:

Ho registrato dei video mentre programmo un racconto per il Crocevia, sia sul sito che su Instagram, esattamente come farei ogni volta che devo farlo, spiegando a voce cosa stavo facendo in modo che il tutto fosse a prova di scemǝ. Per registrare ho usato un programma di nome OBS Studio, che una collega mi aveva consigliato tempo fa (ciao Vale, se stai leggendo questo blog!).
Ho scritto e impaginato delle istruzioni scritte in pdf. Dato che PowerPoint non lo sopporto e Canva lo prendo in considerazione solo per cose che non so proprio fare (oltre che per l’archivio di immagini), in questo caso ho usato InDesign. InDesign è bello. InDesign è ordine. Viva InDesign.

Perché due diverse “forme” per spiegare le stesse cose?

Mi sono immedesimata nella persona che prenderà il mio posto nella programmazione, la quale probabilmente vedrà prima i video per farsi un’idea precisa delle mansioni e delle piattaforme da utilizzare (in questo caso Notion, Squarespace e Creator Studio di Facebook). Se però, quando arriverà il momento di programmare nel concreto, non si ricorderà un passaggio, ho immaginato che delle istruzioni scritte siano molto più comode da scorrere (senza contare che il pdf ha al suo interno anche dei link cliccabili utili).

Per dare un’idea, ecco come si presentano le istruzioni che ho preparato:

Qualche consiglio su come scrivere delle istruzioni (e non solo)

Così a braccio, mentre scrivevo e impaginavo le istruzioni ho cercato di aderire a questi punti:

Usare una grafica semplice e non invasiva, che sia brandizzata (usando i colori e i font del brand, a meno che ciò non renda illeggibile il testo delle istruzioni);
Non dare nulla per scontato! Mentre eseguivo le mansioni da delegare, ho presto appunti per non perdermi un solo passaggio, nemmeno il più banale.
Dare una struttura alle istruzioni:
- ricordarsi di mettere un titolo chiaro;
- dividere in macro-sezioni, aggiungendo un indice all’inizio (meglio se cliccabile). Ad esempio, il pdf per Racconti dal Crocevia è diviso in “Preparazione”, “Programmazione sul sito” e “Programmazione su Instagram”;
- numerare le pagine;
- suddividere le istruzioni in punti numerati, come si farebbe con una ricetta;
Prima di cominciare a scrivere, scegliere subito se si preferisce usare verbi impersonali (“Aprire una nuova pagina e cliccare su CREA”) o se riferirsi direttamente a chi legge (“Apri una nuova pagina e clicca su CREA). Assicurarsi di mantenere la stessa scelta dall’inizio alla fine del documento;
Se pensi che nel compiere un certo passaggio potrebbe esserci un problema o se è facile commettere un errore, avvisa l’utente nelle istruzioni per “metterlo in guardia”. Ad esempio, io ho segnalato che in Drive i comandi “Scarica” e “Rimuovi” sono vicinissimi e spesso, nella fretta, si rischia il premere il comando sbagliato;
Un consiglio per i video: non registrare un singolo video lunghissimo, ma più video brevi divisi per mini-argomenti (come se stesse facendo un indice)

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Come scrivere delle istruzioni quando si collabora per un progetto sui social

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